VORBILDER beabsichtigt, alle in der Projektdatenbank von www.vorbilder.info eingestellten Projekte ab 2008 / 2009 von einer Expertengruppe auf Exzellenz- und Transfereigenschaften begutachten zu lassen und unter vergleichbaren Projekten einen Benchmarking-Prozess zu initiieren, die dies beim Eintrag des Projektes gewünscht haben. Die Spitzenreiter wollen wir jährlich auszeichnen.

Exzellenz bedeutet hier ein objektives Güte-Prädikat für eine besondere (herausragende) Qualität, die mit festgelegten und überprüfbaren Qualitätskriterien versehen ist. Unter Transfer verstehen wir hier ein Lernen von Vorbildern, das zur Nachahmung führt, unter Vorbild ein zum Nachahmen geeignetes und einladendes bzw. aufforderndes Projekt.

Benchmarking ist die Methode, mit der "Beste Praxis" (wenn tatsächlich alle Vergleichsobjekte beteiligt sind) oder sonst "Erfolgreiche Praxis" identifiziert, verstanden und auf andere Situationen anpasst bzw. andernorts implementiert werden kann. Die Bezeichnung dieser vergleichenden Analyse ist von der "Benchmark" abgeleitet: Tischler kerbten eine Markierung (mark) an ihrer Werkbank (bench), damit alle Stuhlbeine gleich lang abgeschnitten wurden.


Beim VORBILDER-Benchmarking-Prozess werden Projekte miteinander verglichen, um daraus zu erkennen, wo (wie, warum, ...) ein Projekt besser als andere "abschneidet" und um den anderen damit die Möglichkeit zu geben, die Lücke zum führenden Projekt zu schließen und ein gleich hohes Niveau zu erreichen.

Dabei geht es zum einen auf der Konzeptebene darum, die richtigen Dinge zu tun (im Sinne der Effektivität = Wirksamkeit, Qualität der Zielerreichung), zum anderen auf der Prozessebene darum, die Dinge richtig zu tun (im Sinne der Effizienz = Wirtschaftlichkeit, Ökonomie der Zielerreichung). Beide Aspekte lassen sich erfahrungsgemäß in einer vergleichenden Betrachtung nur unbefriedigend kombinieren, daher wollen wir für den Vergleich von Effizienz (Konzept) und Effektivität (Prozess) getrennte Kriterienkataloge erstellen.

Da wir sowohl die allgemeine Qualität eines Projekts (Exzellenz) als auch die besonderen Eigenschaften für eine Nachahmung (Transfer) betrachten wollen, ergibt sich folgende Matrix:

	Exzellenz	Transfer
Effizienz [konzeptionell]	Das Richtige / Wirksame zur Problemlösung getan	Das Richtige / Wirksame für den Transfer getan
Effektivität [prozessual]	Die gewählte Problemlösung richtig gemacht	Den gewählten Transferprozess richtig durchgeführt

Benchmarking kann organisationsintern (Vergleich von Projekten eines Projektträgers) oder organisationsübergreifend (Vergleich von Projekten unterschiedlicher Projektträger) durchgeführt werden. Wir wollen den universellen (organisationsübergreifenden) Vergleich durchführen, weil er für die Teilnehmer das größte Lernpotenzial sowie neue Ideen und Anregungen bietet, die insbesondere bei Benchmarking auf Konzeptebene voll ausgeschöpft werden.

Dabei wollen wir die unterschiedlichen Struktur- und Prozessmerkmale (Art und Inhalt, Handlungsfeld und Setting, Zielsetzung und Zielgruppe, Trägerschaft und Investition, Kosten und Finanzierung, Organisation und Dokumentation, Evaluation und Nachahmbarkeit usw.) bei Projekten dadurch berücksichtigen, dass nur ähnliche Projekte in Vergleichsgruppen zusammen kommen. Um einen hohen Erkenntnis- und Lerneffekt zu erreichen, sollen die Gruppen zwischen fünf und zehn Teilnehmer umfassen.

Eine Voraussetzung für den Benchmarking-Prozess ist somit die genügende Anzahl vergleichbarer Projekte pro Gruppe sowie eine repräsentative Anzahl von Gruppen für jedes der vier Felder in der vorstehenden Matrix. Würden pro Feld fünf Gruppen repräsentativ sein, so ergäben sich daraus für einen Benchmarking-Prozess mindestens (4x5x5) 100 Teilnehmer.

Allein bei der Betrachtung der Vielzahl möglicher Projektarten, Handlungsfelder, Settings, etc. ist davon auszugehen, dass erheblich mehr Gruppen für eine repräsentative Darstellung des Projektmarktes erforderlich sind. Wir werden daher Jahr für Jahr Schwerpunkte setzen, die u.a. auch davon abhängen, welche Projekte sich in unserer Projektdatenbank bereits eingetragen und für einen Vergleich angemeldet haben.


Der Aufbau des VORBILDER-Benchmarking

Im ersten Schritt (2007) geht es um den Aufbau der erforderlichen Benchmarking-Struktur:

1. die Aufnahme von Projekten in die Projektdatenbank, die am Benchmarking teilnehmen wollen
2. die Definition von Kriterien zur Messung von "Exzellenz" und "Transfer" (Katalog)
3. die Gewichtung dieser Messkriterien
4. die Festlegung von Spannen zur Beurteilung der gemessenen Daten (Maßstab)
5. die Bildung von Vergleichsgruppen und die Festlegung von Zuordnungsmerkmalen (Klassifizierung)
6. die Festlegung der Vorgehensweise zur Ermittlung und Analyse der Leistungslücke (Projektvergleich)
7. die Festlegung der Vorgehensweise der (für jedes Projekt individuellen) Definition von Zielen und Strategien zur Lückenschließung (Projektberatung).

Zunächst ist festzulegen, was unter den Begriffen "Exzellenz" und "Transfer" im Sinne des VORBILDER-Benchmarking zu verstehen ist. Dabei wollen wir bereits vorhandene Definitionen an anderer Stelle mit berücksichtigen, um keine Begriffsverwirrungen einzuführen. Wichtig ist uns die eindeutige Definition von Eigenschaften, an denen Exzellenz und Transfer beim VORBILDER-Benchmarking gemessen werden.

Diese Eigenschaften sollen zudem gewichtet werden, zum Beispiel nach ihrer Bedeutung für einen bestimmten Zweck wie Finanzierbarkeit oder breitflächige Umsetzbarkeit. Weiterhin ist eine Spanne zu bestimmen, innerhalb der die Beurteilung der Eigenschaften eines individuellen Projekts erfolgen soll, z.B. 0-10 Punkte.

Es ist ein Unterschied, ob eine Krankenkasse ein Projekt mit einem Etat von zwei Millionen Euro, reichhaltiger Personalressource sowie Zugriffsmöglichkeiten auf eigene Datenbanken ausstattet, oder eine Gruppe von drei Sozialarbeitern mit privaten Mitteln ein Streetworkerprojekt anschiebt. Um den Vergleich zwischen vergleichbaren Projekten durchführen zu können, müssen Anhaltspunkte für die Differenzierung gefunden und dementsprechend Vergleichsgruppen und Zuordnungsmerkmale bestimmt werden.

Der Vergleich findet auf mehreren Ebenen statt.

• Innerhalb einer Gruppe werden sowohl die Einzelpunktzahlen jeder Eigenschaft als auch die Gesamtpunktzahlen miteinander verglichen. Die Einzelpunktzahl ist das Produkt aus Beurteilung mal Gewichtung, das ein Projekt in einer bestimmten Eigenschaft erhält. Diese Einzelpunktzahl ist maßgeblich für den Vergleich (Benchmark). Die Summe aller Einzelpunktzahlen aller Eigenschaften ergibt die Gesamtpunktzahl pro Projekt. Diese ist ausschlaggebend für eine Auszeichnung. Es kann also auch ein Projekt ausgezeichnet werden, das in keiner Eigenschaft an erster Stelle steht, aber in der Summe herausragt (Exzellenz).
• Zwischen den Gruppen findet ebenfalls (mindestens) ein Vergleich der Gesamtpunktzahlen statt, sofern dies machbar (Eigenschaft in allen Gruppen vorhanden) und vertretbar (Beurteilung und Gewichtung ist gruppenübergreifend vergleichbar) ist, auch ein Vergleich der Einzelpunktzahlen.

Aus dem Vergleich der Einzelpunktzahlen (je Eigenschaft) ergibt sich die Lücke der anderen Teilnehmerprojekte zum (jeweils in der Eigenschaft) führenden Projekt. Daraus sind die Ziele und Strategien der anderen Teilnehmerprojekte abzuleiten. Für jedes teilnehmende Projekt ergibt sich daraus eine individuelles Zielgerüst und eine eigene Strategie.

Für diesen ersten Schritt benötigen wir

• erfahrene Praktiker in den spezifischen Projektmärkten (Sozial-, Gesundheits-, Bildungsprojekte usw.)
• sachkundige Expertise (Projektmanagement, -organisation, -finanzierung, -förderung, -transfer etc.)
• Fachleute in Einzelwissenschaften wie Gesundheit/ -sförderung, Bildung/ -sförderung.

Mit ihnen gemeinsam wollen wir die vorstehend beschriebene Benchmarking-Struktur mittels der technologischen Infrastruktur von www.vorbilder.info aufbauen:

• Individuelle Nachrichten / Kontakte / Beziehungen über die Mitgliedskonten
• Grundlegende / vertiefende Sach- und Fachabhandlungen in der Fachartikeldatenbank
• Gruppenarbeit in den geschlossenen Netzwerken
• Öffentliche Darstellung der Ergebnisse in redaktionellen Beiträgen
• Offene Diskussion mit der Community in den Beitragsforen

Persönliche Treffen sind an besonderen Meilensteinen vorgesehen: zur Verabschiedung von

1. Definitionen und Gruppenbildung,
2. Katalog, Maßstab, Klassifizierung,
3. Vorgehensweisen bei Projektvergleich und Beratung,
4. Erfahrungsbericht der ersten Durchführung
5. weiterer Vorgehensweise

Hier benötigen wir zur Unterstützung die Bereitstellung von Raum, Sachmitteln, Materialien und Verpflegung für jeweils mindestens 20 Personen.

Wir wollen beim VORBILDER-Benchmarking größtmögliche Transparenz und Lerneffekte erreichen. Daher soll der Aufbau der Benchmarking-Struktur durch die Community begleitet und die in der geschlossenen Gruppe erarbeiteten Ergebnisse mit dieser diskutiert werden.

Im zweiten Schritt (2008) wollen wir den Benchmarking-Prozess "Exzellenz" initiieren, testen und implementieren:

1. Bestimmung des thematischen Schwerpunkts
2. Auswahl geeigneter Projekte
3. Durchführung des Vergleichs von ca. je fünf Projekten in drei Gruppen beider Felder
4. Beratung von mindestens einem Projekt pro Gruppe

Auswahl und Vergleich erfolgen mithilfe der Instrumente auf www.vorbilder.info. Dafür wird die Datenbank um die erforderlichen Felder (Merkmale, Bewertung, Kommentierung, Ranking usw.) erweitert, die Abstimmung erfolgt über die Netzwerk- und Mailfunktionen. Die ausgewählten Projekte werden vor Ort besucht (visitiert) und in redaktionellen Beiträgen auf www.vorbilder.info vorgestellt. Auch der Benchmarking-Prozess soll öffentlich nachvollziehbar sein und in den Foren der teilnehmenden Projekte von der Community diskutiert werden.
Die ca. 30 ausgewählten Projekte erhalten durch Visitation, Berichterstattung, Bewertung, Kommentierung und öffentlicher Diskussion eine besondere Beachtung in der Fachwelt, einen hohen Grad an öffentlicher Aufmerksamkeit, einen nutzbringenden fachlichen Input und haben die Chance auf eine kommunikative und finanzielle Förderung (Auszeichnung) sowie organisatorische Fortentwicklung (Beratung).
Projektträger erhalten die Möglichkeit eines organisationsübergreifenden Vergleichs ihrer Projekte und können daraus nutzbringende Folgerungen für ihre weitere Projektierung ableiten.

Für dieses Vorhaben benötigen wir organisatorische und finanzielle Unterstützung, unter anderem die

• Koordination der vorstehenden Aufgaben über Instrumente auf www.vorbilder.info
• Finanzierung des ersten ca. einjährigen Benchmarking-Prozesses
• Finanzierung der Auszeichnungen in ca. sechs Gruppen.

Im dritten Schritt (2009) wollen wir den Benchmarking-Prozess "Transfer" initiieren, testen und implementieren. Hierzu gelten die gleichen Ausführungen wie zum Benchmarking-Prozess "Exzellenz".


VORBILDER-Benchmarking ist ein Gemeinschaftsprojekt

Das VORBILDER-Benchmarking ist kein Projekt, das am grünen Tisch erdacht worden ist und erstellt werden wird. In vielen Kontakten mit Projektmitarbeitern, -trägern, finanzierenden Stellen, Fachleuten aus den verschiedenen Gebieten und Handlungsfeldern wurden immer wieder die Wünsche und Forderungen angesprochen, die in vorbilder.info und VORBILDER-Benchmarking ihren Niederschlag gefunden haben:

• mehr Aufmerksamkeit für die Projekte und Präsenz der Projekte in allgemeiner und Fachöffentlichkeit, Politik und Verwaltung, Medien und Wirtschaft
• eingehendere, lebendige Darstellung der Projektarbeit über bloße Datensammlungen hinaus
• mehr qualitative Differenzierung der Projekte, Würdigung der (tatsächlichen) Qualität und deren Berücksichtigung bei der Vergabe von Projekt- und Fördermitteln
• mehr Vergleichbarkeit der eigenen mit anderer Projektarbeit und Transparenz innerhalb vergleichbarer Projekte
• mehr (externer) fachlicher Input bei der Fortentwicklung der Projekte und der Ausprägung von Transfereigenschaften zur Nachahmung, Weiterverbreitung und damit auch Absicherung der eigenen Projektexistenz
• mehr Dialog mit Mitarbeitern / Trägern anderer Projekte zum Austausch von Erfahrungen und zur eigenen Fortentwicklung.

Was - erstaunlicherweise - fehlte, war eine technologische und organisatorische Plattform hierfür, ein unabhängiger Marktplatz der Projekte, ein universeller Treffpunkt zum Dialog, ein zentrales Informationsmedium. Wäre dies vorhanden, so das Fazit, könnten die Protagonisten (Projekte und Projektträger, Wissenschaft und Praxis, Politik und Wirtschaft usw.) ihres hinzutun.

Nun ist es da: Die VORBILDER GbR Gunnar Stierle und Holger Thamm trägt einen wesentlichen Teil der Aufbauleistung und stellt für den Benchmarking-Prozess die technologische Infrastruktur auf www.vorbilder.info zur Verfügung – finanziert aus privaten Mitteln der beiden Gesellschafter.

Wir haben damit unseres getan und brauchen nun Ihre Mitwirkung:

• die Teilnahme Ihres Projektes am VORBILDER-Benchmarking.
• die Förderung des Benchmarking-Prozesses durch Ihre personelle, materielle oder finanzielle Mitwirkung.